Après notre premier article sur les différents types de baux commerciaux, nous reprenons notre série sur le bail commercial au Royaume-Uni avec aujourd’hui une approche chronologique de la négociation. Combien de temps faut-il pour signer un bail commercial ? Quelles sont les différentes étapes ? Nos experts vous expliquent tout des 8 étapes d’un bail commercial à Londres.
1- Rédaction du cahier des charges
Toute recherche en bonne et due forme commence par l’établissement d’un cahier des charges détaillé. Il convient de s’interroger sur le positionnement du business et de sa cible. A qui s’adresse-ton ? Quel est le profil type de nos clients ? Leur pouvoir d’achat ?
Où nos clients habitent-ils ? Travaillent-ils ?
Est-ce que notre business est un business d’achat plaisir / impulsif ou un business de destination ?
Une fois ces questions clarifiées, il devient possible de dessiner une première carte avec des quartiers cibles. Vient ensuite la question non négligeable du budget. Quelle somme est-on prêt à mettre dans le loyer (attention à ne pas oublier les business rates !) ? Quel budget pour le fit out ?
Enfin, il faut également prendre en compte les contraintes opérationnelles de son secteur d’activité. Un boulanger aura besoin de courant triphasé, un restaurant d’une licence d’alcool ainsi que d’une extraction. Il est fondamental d’être exhaustif dans cette démarche, sans quoi de mauvaises surprises pourraient arriver lors de la recherche ou pire encore, une fois le contrat signé…
Timing : 1 semaine
2- Recherche on and off market
Une fois votre cahier des charges établi, il est grand temps de passer à une étape primordiale : trouver votre meilleur local commercial. Cette tâche peut être très chronophage et compliquée tant le marché britannique est complexe et « caché ». En effet de nombreuses transactions se font « off-market » sans que les biens aient eu le temps d’apparaitre sur des listings officiels. Il est donc très important de se faire accompagner dans cette démarche afin de ne pas passer à côté du local de vos rêves ! La compétition est dure pour les locaux bien placés, surtout à Londres du fait de l’offre limitée. Un agent saura également vous guider dans la négociation des termes du contrat grâce à sa connaissance des prix du marché. Une telle collaboration est souvent un win / win dans la mesure où les économies réalisées dans la négociation seront souvent plus importantes que la somme que vous lui verserez.
Timing : tout va dépendre du marché bien sûr, de votre cahier des charges et de votre capacité à faire des compromis par rapport à vos attentes initiales. Généralement, on peut identifier un bien à notre convenance en 8 semaines.
3- Negotiation des “heads of terms”
Une fois le local identifié, la négociation commence avec l’agent du propriétaire qui se chargera de faire un premier tri avant de soumettre les dossiers présélectionnés au propriétaire. C’est un rituel bien codé au cours duquel on doit présenter un « landlord pack ». Il faut savoir convaincre tant sur l’intérêt du business model que sur la capacité à payer le loyer.
En plus de la présentation du business, il faudra également proposer une offre qui reprendra les grandes lignes du contrat (type de bail commercial, loyer, dépôt de garanties, rent free…). C’est ce qu’on appelle les « heads of terms ». Il est important de noter que ces « heads of terms » ne sont pas légalement contraignants mais témoignent juste d’une intention de faire affaire ensemble.
Timing : tout dépendra de la vitesse à laquelle le propriétaire souhaite conclure le deal mais une période de 2 semaines semble raisonnable.
4- Instruction des avocats
Bonne nouvelle, les « heads of terms » ont été acceptés !
A partir de ce moment, une nouvelle personne entre dans la danse : votre avocat. Même si votre agent a négocié les principaux termes du contrat, il n’a pas vocation à remplacer un avocat qui sera responsable de la rédaction des documents juridiques.
Les baux commerciaux en Angleterre ont leur spécificités mais sont moins codifiés qu’en France et sont historiquement à l’avantage des propriétaires. Il est donc très important de travailler avec un avocat pour éviter les mauvaises surprises.
Si vous n’avez pas de contacts, pas de problème, French Touch Commercial a tout un panel de partenaires de qualité avec qui nous travaillons!
Timing : 1 semaine
5- AML
AML pour “Anti Money Laundering”. On parle aussi de KYC pour « Know Your Customer ». Si l’immobilier a souvent été associé au blanchiment d’argent, de nombreux progrès ont été faits dans ce domaine. Principal corolaire de ces nouvelles dispositions réglementaires, préparez-vous à vous mettre à nu ! Il vous faudra fournir pièces d’identité, justificatifs de domicile, preuve de l’origine des fonds… Beaucoup d’administratif donc mais une étape nécessaire pour envisager sereinement la suite des opérations.
Timing : 1 semaine
6- Rédaction des documents juridiques
On peut maintenant rentrer dans le vif du sujet de la rédaction des éléments juridiques. Dans la plupart des cas, votre avocat s’occupera de 3 documents : le bail commercial, le « deposit deed » ainsi que la « licence for alterations ».
Les points abordés seront nombreux et il travaillera de concert avec votre agent pour clarifier ce qui doit l’être et négocier certaines clauses qui seraient trop à l‘avantage du propriétaire.
Il s’occupera également des « searches », toutes ces recherches au cadastre qui permettent de s’assurer que le local est dûment déclaré. Il s’assurera également de la bonne « class of use » qui peut se révéler un casse-tête pour les entrepreneurs.
A l’issue de son travail, votre avocat vous enverra un rapport sur le bail synthétisant les informations les plus importantes qui vous permettra de bien comprendre vos engagements contractuels.
Timing : la durée des « legals » peut être particulièrement longue et être impactée par de nombreux facteurs (nombres d’acteurs concernés, volonté ou non de procéder rapidement, complexité du dossier…). Il n’est pas rare de devoir patienter 2 mois pour finaliser les actes juridiques.
7- Survey / schedule of condition
Signer un bail commercial à Londres ou en Angleterre vous engage, particulièrement lorsqu’il s’agit d’un « Full Repairing and Insuring Lease ». Il est donc fondamental de comprendre vos obligations d’entretien et de réparations. Afin d’éviter les mauvaises surprises, il est fortement conseillé de faire réaliser un « schedule of condition » (ou état des lieux) qui vous protégerait dans la mesure où le propriétaire ne peut pas vous demander de rendre votre local dans un meilleur état que celui dans lequel vous l’aviez trouvé.
Vous pouvez également faire une analyse plus poussée de votre local via une « survey » qui vous détaillera de manière précise les problèmes techniques du local et proposera des solutions adaptées.
Timing : 1 semaine
8- Completion lease register SDLR
Ça y est, vous y êtes presque ! Après tous les va et viens entre les avocats, les « searches », la « survey », le moment de la signature est arrivé.
Il faudra au préalable régler les sommes détaillées dans le « completion statement » (frais d’avocat, stamp duty, dépôt de garantie…) avant de signifier votre accord à votre avocat pour procéder à la « completion », c’est-à-dire la signature finale et la remise des clés tant attendue.
Votre avocat devra également s’occuper d’enregistrer le bail auprès du « Land registry ».
Timing : 1 jour
Alors combien faut-il de temps pour obtenir les clés de son local ? En moyenne, il faut donc compter environ 5 mois à partir du début de la recherche. Ce délai est bien évidemment indicatif et dépendra de nombreux paramètres.
Une chose est certaine, de plus en plus de voix dans l’industrie de l’immobilier commercial s’élèvent contre un processus devenu trop complexe et trop coûteux. Certains y voient même un danger, notamment les personnes travaillant dans l’immobilier de bureaux qui voient leur activité traditionnelle se faire concurrencer de plus en plus souvent par des offres de « serviced offices » pour louer des bureaux à Londres ou au UK, payable sur facture, sans complications juridiques.
Il n’est donc pas surprenant de voir certains acteurs de premier plan essayer de trouver des solutions innovantes. Il est ainsi intéressant de voir de grands propriétaires comme Grovesnor proposer des « simplified lease » qui devraient réduire les coûts juridiques de 90% !
Cette démarche ne manquera pas de faire grincer quelques dents dans les cabinets d’avocats de la City mais que ceux-ci se rassurent, le « Full Repairing and Insuring lease » a encore de beaux jours devant lui !
Pour toute demande d’information supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter.
